KMU CRM Software? Das sagt Ihnen niemand!

Wenn Sie nach CRM Software für KMU suchen, dann finden Sie neben einigen bezahlten Angeboten noch Anbieter, die selbige angeblich vergleichen. Seien Sie vorsichtig, es ist nämlich nicht so einfach, wie es auf den ersten Blick scheint. Wenn Sie einfach jenes CRM einführen, dass auf den Vergleichsseiten immer irgendwo in den Top 5 rangiert, dann erreichen Sie unter Umständen nicht das, was Sie möchten, sondern wählen den Anbieter, der am meisten Geld für Affiliate-Marketing ausgibt. In diesem Artikel finden Sie keinen einzigen bezahlten Link und Informationen stammen aus eigener Erfahrung und erster Hand.

Dieser Artikel soll Ihnen helfen, sich für eine CRM Software im KMU zu entscheiden und Sie unterstützen, wenn es darum geht, einen geeigneten Anbieter auszuwählen. Wir greifen auf Erfahrung im Einsatz von CRM Systemen zurück, von kleinen bis grossen Teams, von der Chemie- bis in die Finanzbranche.

KMU CRM Software: Die Zielsetzung.

Wieso sind Sie auf der Suche nach einem CRM System? Welche Erwartungen haben Sie? Wenn Sie eine CRM Software für KMU suchen, was hat dazu geführt, dass Sie jetzt aktiv geworden sind? Welche Zielsetzung ist mit einem CRM System verbunden? Hinterfragen Sie sich selbst und steigen Sie detailliert ein. Was möchten Sie erreichen und was haben Sie davon? Eine klare Zielsetzung ist die grundlegende Voraussetzung für den Erfolg eines CRM Projektes.

Ein Beispiel aus unserer täglichen Praxis bei der Beratung zu CRM Software im KMU: Was ist der Grund für Sie, ein CRM System zu suchen? Wir haben kein funktionierendes Reporting! Was würden Sie denn mit einem detaillierten Reporting zuerst auswerten? Ja, wie aktiv unsere Verkäufer sind. Warum? Unsere Umsätze sind leicht rückläufig und wir möchten wissen, ob unser Vertrieb alles Mögliche macht.

Stellen Sie sich vor, die Motivation im Vertrieb ist tatsächlich niedrig und Sie führen noch eine CRM Software im KMU ein, mit der Sie Ihre Vertriebler kontrollieren. Man braucht nicht weiter denken, um zu wissen, was das Ergebnis sein wird. Fragen Sie sich, an welche Grenzen Sie stossen und ob das CRM System wirklich die richtige Lösung für die Ursache ist. Eins sei gesagt, ein CRM System sorgt nicht für steigende Umsätze, zumindest, wenn Sie nicht der Anbieter des CRM Systems sind.

Einfach, schnell, unkompliziert, in der Cloud, sofort einsatzbereit, keine Schulungen notwendig, etc. So wird CRM Software für KMU heute proklamiert. So einfach ist es aber nicht. Es handelt sich um ein Softwareprojekt, behalten Sie das im Hinterkopf. Ja, Cloud Services sorgen zumindest einmal dafür, dass Sie kein eigenes Hosting und keine IT-Infrastruktur mehr benötigen, aber das war’s auch schon.

Für jede CRM Software im KMU benötigen Sie einen Power User. Jemanden, der die Applikation im Hintergrund verwalten kann und Änderungen vornehmen kann. Dabei geht es um alltägliche Angelegenheiten:

• Hinzufügen, Ändern und Entfernen von Datenfeldern.
• Verwalten von Abläufen und Automatisierungen.
• Anreichern von Daten (Massenänderungen und Imports)
• Anbindungen von externen Anwendungen, wie Kalender, Mail und Co.
• Ansprechpartner für Rückfragen von unterschiedlichen Nutzergruppen.
• Beheben von kleinen Fehlern.

Ausserdem sollte jemand diese Tätigkeiten noch übernehmen können, wenn der primäre Power User für die KMU CRM Software ausfällt. Sie müssen also noch mindestens eine weitere Person einweisen. Unterschätzen Sie den Aufwand nicht, den die Einführung eines Systems mit sich bringt, egal wie einfach, schnell und unkompliziert das auf den ersten Blick sein mag.

Wie in Ihrem KMU die CRM Software genutzt wird.

Die Voraussetzung, dass in Ihrem KMU die CRM Software den erwarteten Nutzen bringt, ist, dass das System benutzt wird. Das mag trivial klingen, aber die Nutzer an der Basis entscheiden über Sieg oder Niederlage. Ein CRM System muss das Leben Ihres Vertriebs einfacher machen. Es muss helfen, dass Verkäufer mehr Zeit für ihre Arbeit haben und die Anwendbarkeit muss so entworfen sein, dass die Nutzung einfach und intuitiv ist.

Vermeiden Sie um jeden Preis, dass Nutzer Daten manuell erfassen müssen, damit an anderer Stelle geprüft werden kann, ob genügend Aktivitäten durchgeführt wurden. Damit öffnen Sie die Tür zum Micro-Management. Verjagen Sie nicht ihr bestes Personal mit diesem Schritt. CRM Software im KMU muss unterstützen UND lehrreiche Aufschlüsse liefern.

Richtige KMU CRM Software finden.

Das richtige CRM für KMU zu finden ist gar nicht so schwer, achten Sie dabei auf wenige, aber wichtige Punkte. Als Grundsatz sollten Sie immer bedenken, Systeme müssen Geschäftsprozessen folgen, nicht andersherum.

Grenzen Sie ausserdem sauber ab. CRM ist nicht gleich CRM. Ihre KMU CRM Software kann verschiedene Funktionen übernehmen. Einige ERP Anbieter werben mit CRM Funktionalitäten. Bedenken Sie, dass auch eine Excel Liste, in der Sie Kontaktdaten und Aktivitäten eintragen als CRM angesehen werden kann.

Flexibilität

Wir behaupten, dass Flexibilität bei der Auswahl einer KMU CRM Software der wichtigste Faktor ist. Aber was ist mit Flexibilität gemeint? Wichtig ist zunächst, dass Sie Ihren Verkaufsprozess individuell abbilden können. Ausserdem müssen Abläufe und eigene Informationsfelder ohne Probleme anzulegen sein. Wenn Sie nun starten, Ihre Organisation zu messen und auszuwerten, werden Sie, basierend auf Ihren Erkenntnissen, Änderungen vornehmen. In einem flexiblen CRM System sind solche Prozessänderungen relativ einfach umzusetzen. Beachten Sie immer: Systeme müssen Geschäftsprozessen folgen!

Welche Daten sollen über Schnittstellen ausgetauscht werden?

Daten doppelt zu erfassen erzeugt dreifachen Aufwand. Erstens bei der Erfassung im Hauptsystem, dann bei der doppelten Erfassung im zweiten System. Der dritte und zusätzliche Aufwand entsteht durch menschliche Anfälligkeit für Fehler in der doppelten Datenerfassung. Mit automatisierten Schnittstellen reduzieren Sie den manuellen Aufwand und die Anfälligkeit für Fehler in einem Prozess. Prüfen Sie für Ihre KMU CRM Software, welche Daten Sie möglicherweise über eine Schnittstelle austauschen können.

Welche Anbindungen existieren bereits? Die meisten Anbieter einer KMU CRM Software bieten mittlerweile den modernen und einfachen Standard für Schnittstellen REST (besonders für Cloud Anwendungen). Seien Sie sich aber bewusst, dass jemand die Kommunikation zwischen diesen Programmen herstellen muss. Wenn Sie diese Kompetenzen nicht selbst im Haus haben, dann ist die externe Programmierung meist teuer und Änderungen sind ebenfalls kostspielig. Prüfen Sie auch Alternativen, wie beispielsweise die Anwendung von Zapier.

Integration in bestehende IT-Systemlandschaft.

Welche weiteren Programme nutzen Sie? Integrieren Sie Finanzbuchhaltung direkt in Ihre KMU CRM Software? Ergibt es möglicherweise Sinn, direkt die Lagerführung und Warenwirtschaft mit einem CRM System zu verbinden? Lassen sich anderweitig Prozesse vereinfachen, deren Auslöser ein Vertragsabschluss durch einen Neukunden darstellt? Eine detaillierte Analyse stellt sicher, dass Sie das richtige Programm für sich auswählen. Benötigen Sie ein CRM System, dass Sie in Ihre IT-Landschaft integrieren, oder gibt es ein integriertes CRM Modul Ihrer Gesamtlösung?

Automatisierungsmöglichkeiten

Wiederkehrende Tätigkeiten und Aktivitäten zum Beispiel E-Mails, Termine, Onlinedemos und Telefonate müssen zwingend automatisch in Ihre KMU CRM Software. Ausserdem lassen sich in vielen modernen CRM Anwendungen weitere Automatisierungen programmieren, bspw. die Versendung einer E-Mail nach einem Telefonat. Mit Automatisierungen lässt sich enorm viel Zeit sparen, die gewinnbringend in Interaktionen mit potenziellen Neukunden investiert werden kann. Ausserdem sorgen Automatisierungen dafür, dass keine Projekte in Vergessenheit geraten und Interessenten regelmässig kontaktiert werden.

Anbieter geeigneter Programme.

Für die billigen Dinge wird anderswo der Preis bezahlt.

Thomas Meyer

KMU CRM Software können Sie bereits kostenfrei erhalten. Spätestens, wenn Sie Unterstützung benötigen, weil Sie alleine nicht mehr weiterwissen, wird es bei diesen Angeboten meist teuer. Entweder, weil Sie auf Support lange warten und unproduktiv sind, oder weil schnelle Hilfe viel Geld kostet.

Achten Sie bei der Wahl der CRM Software im KMU auf die Lizenzierung. Wie wird abgerechnet? Werden alle zusätzlichen Nutzer mit den gleichen Preisen verrechnet? Werden die Menge an möglichen Kontakten und Datensätzen limitiert? Es gibt hier kein richtig und falsch, vielmehr vermeiden Sie böse Überraschungen nach Vertragsabschluss, wenn Sie vorher gut informiert sind.

Obwohl der Markt Dutzende Anbieter für KMU CRM Software hergibt, empfehlen wir, etablierte Firmen, wie Salesforce, Hubspot, Pipedrive, oneCRM oder SuperOffice. Der Grund dafür ist ganz einfach, für solche Lösungen gibt es eine grosse Community. Sollten Sie in Ihrer täglichen Praxis auf Herausforderungen stossen, finden Sie online meist kurzfristig Rat. Sie finden ausserdem schnell Firmen, bei denen Sie sich selbst ein Bild machen können, ohne einen aufwendigen Test bei sich selbst durchführen zu müssen.

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