Viele behaupten, dass Sales kein 9-5-Job sei. Ja, das ist auch richtig so. Wenn Sie aber als Verkäufer mit Ihrem 12-Stunden Tag nur mittelmässige Ergebnisse erzielen, dann machen Sie etwas falsch. Kennen Sie den Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität? Effizient sein bedeutet, Dinge richtig zu tun, effektiv sein bedeutet, die richtigen Dinge zu tun. Wenn Sie nun die richtigen Dinge richtig tun, dann werden Sie unschlagbar. Wenn Sie effizient arbeiten und nur effektive Aktionen durchführen, dann wird der Satz viel hilft viel wahr.
Ich weiss, das liest sich im ersten Moment etwas verwirrend. Worum geht es in diesem Artikel? Hatten Sie heute Abend mehr als fünf E-Mails in Ihrem Postfach (egal ob beantwortet, oder nicht), oder gar den ganzen Posteingang voll mit aller Art von digitaler Post? Machen Sie sich Ihre Notizen während Gesprächen auf Papier, um sie dann im Anschluss in Ihr CRM System zu übertragen? Denken Sie, dass Sie zu viel administrative Aufgaben haben, die Sie von Ihrer eigentlichen Arbeit abhalten? Sie würden gerne effizient arbeiten, fragen sich aber, wie das noch besser gehen soll?
In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie treffsicher herausfinden, was effektiv ist und welche Werkzeuge Sie nutzen können, um diese Aktionen effizient zu gestalten. Dabei sind alle Tipps und Tricks, um effizient zu arbeiten, von uns getestet und in der Praxis dauernd im Einsatz.
Grundlage, um effizient zu arbeiten.
Bevor ich mich dem Eisenhower-Prinzip widme, um effizient zu arbeiten, möchte ich Ihnen einen Grundgedanken an die Hand geben. Verinnerlichen Sie sich diesen und wenden Sie ihn täglich, immerzu an. Fragen Sie sich bei jeder Handlung, bei jeder Aktion, bei jeder Diskussion, bei allen Terminen, Gesprächen, Telefonaten, E-Mails, etc. folgende Frage:
Trägt die Aktion dazu bei, dass ich meine Ziele (schneller, besser, einfacher) erreiche? Wenn Sie diese Frage nicht mit einem klaren Ja beantworten können, dann beenden Sie unmittelbar die Durchführung. Wenn Sie nicht effektiv arbeiten, dann bringt es Ihnen gar nichts, effizient zu arbeiten. Noch einmal zur Verdeutlichung: Egal wie gut Sie eine Sache machen, wenn Sie nichts bringt, um Sie an Ihr Ziel zu bringen, ist sie wertlos. Nun zum Eisenhower-Prinzip.
Das Eisenhower-Prinzip.
Ich habe zwei Arten von Problemen. Die Wichtigen und die Dringenden. Die Dringenden sind niemals wichtig und die Wichtigen niemals dringend.
Dwight D. Eisenhower
Nach diesem Zitat aus einer Rede des ehemaligen US Präsidenten im Jahr 1954 geht die Namensgebung des Eisenhower Prinzips hervor. Er selbst wird diese Methode wahrscheinlich nie eingesetzt haben, um effizient zu arbeiten.
Im Eisenhower-Prinzip werden Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit eingeteilt und daraus vier Kategorien abgeleitet, die helfen, um effizient zu arbeiten. Dieses Prinzip kann jeder auf seine tägliche Arbeit anwenden.
A-Aufgaben: Wichtig und dringend.
Dringende und wichtige Aufgaben machen Sie selbst und sofort. Im Idealfall besteht Ihre tägliche Routine nur aus A Aufgaben, denn auch B-Aufgaben werden, wenn Sie das Eisenhower-Prinzip richtig anwenden, zu A-Aufgaben. Dann arbeiten Sie effizient. Mehr dazu bei den B-Aufgaben.
B-Aufgaben: Wichtig aber nicht dringend.
B-Aufgaben sind wichtig, Sie müssen von Ihnen persönlich erledigt werden. Diese Aufgaben sind aber nicht dringend, also terminieren Sie sich diese. Auch fünf Minuten zu früh ist unpünktlich. Ähnlich ist es, wenn Sie effizient arbeiten. Aufgaben vor dem Termin einzureichen, ist zwar löblich, raubt Ihnen aber Zeit für A-Aufgaben. Rückt der Termin der B-Aufgabe näher, dann wird diese automatisch eine A-Aufgabe, da sie immer noch wichtig ist und nun dringend wird. Terminieren Sie mit genug Puffer, sonst erzeugen Sie sich selbst negativen Stress.
C-Aufgaben: Unwichtig aber dringend.
Unwichtige Dinge, die aber dringend sind, lassen Sie im besten Fall von jemand Anderem bearbeiten, den Sie für kompetent halten. Ein eingehendes Telefonat mit einer technischen Rückfrage zu Ihrem Produkt, ist zwar dringend, für Sie als Verkäufer aber unwichtig, geben Sie diese also ab. Effizient arbeiten bedeutet Nein zu sagen. Es ist nichts Schlechtes, Aufgaben abzulehnen. Denken Sie stets daran, wenn Sie eine Aufgabe erledigen, die Sie nicht an Ihr Ziel bringt, hätten Sie in dieser Zeit etwas erledigen können, dass das Gegenteil zur Folge gehabt hätte. In dem Moment, in dem Sie Ihre Ziele verfehlen, wird Ihnen diese freundliche Geste niemand mehr anrechnen.
D-Aufgaben: Unwichtig und nicht dringend.
Aufgaben, die weder wichtig, noch dringend sind, landen im Papierkorb. Zögern Sie nicht, es ist Ihre Zeit und Ihre Entscheidung, effizient zu arbeiten. D-Aufgaben dürfen Sie gerne löschen und meiden.
Organisation des E-Mail-Postfachs.
Organisieren Sie Ihre Inbox so, dass Sie in Ihrem Postfach ausschliesslich Nachrichten erhalten, die Ihre Bearbeitung erfordern. Sobald Sie die Bearbeitung abschliessen, archivieren Sie sie. Das Vorgehen ist dabei ganz einfach. Jeder herkömmliche Mail-Provider ermöglicht die Verwendung von Regeln. Dabei sind die Möglichkeiten vielfältig. Regeln Sie, dass wenn Sie in einer E-Mail auf CC sind, solche direkt in einen anderen Ordner geschoben werden.
Wenn Sie radikal sein wollen, dann löschen Sie CC E-Mails automatisch und kommunizieren Sie offen, dass wenn man von Ihnen eine Aktion erwartet, Sie direkt angeschrieben werden sollen. Um ein ausgereiftes und selbst geregeltes Postfach zu erstellen, müssen Sie sich selbst etwas Zeit geben. Immer wenn Sie eine E-Mail erhalten, die Sie automatisch filtern möchten, erstellen Sie sich eine passende Regel. Dann werden zukünftig immer weniger solcher Nachrichten Ihre Energie rauben. Wie Sie mit Ihrem Anbieter effizienter arbeiten können und Regeln festlegen, finden Sie in den nachfolgenden Links:
Browsererweiterungen, um effizient zu arbeiten.
Insbesondere für den Chrome Browser finden Sie unzählige Erweiterungen, die Ihnen das Leben einfacher machen und Ihnen helfen sollen, effizienter arbeiten zu können. Wenn Sie immer wieder die gleichen Texte tippen (und das tun sie) versuchen Sie es mit Textblaze. Mit Kürzeln können Sie vorgefertigte Textbausteine innerhalb Ihres Browsers verwenden. Damit Sie schneller einen Termin mit Ihren Partnern finden, nutzen Sie entweder die Buchungsfunktion in Ihrem Kalender, oder Tools wie bspw. Chilipiper. Wie oft lesen Sie eine E-Mail zur Korrektur? Nutzen Sie die automatische Textprüfung von LanguageTool. Anders als bei integrierter Prüfung der Rechtschreibung wird hier noch auf Sprache und Stil geachtet. Vermeiden Sie das Wechseln von Tabs oder Fenstern, wenn Sie Worte übersetzen müssen, und installieren Sie sich einen Translator direkt als Browser Erweiterung.
Den Kalender richtig nutzen.
Ihr Kalender ist Ihr heiliger Gral. Geben Sie allen Kollegen Zugriff auf Ihren Kalender. Eine transparente Kultur, in der es normal ist, dass jemand, der ein Treffen mit Ihnen möchte, vorher in Ihrem Kalender nachsieht, ermöglicht es, effizient zu arbeiten.
Blocken Sie die Zeit, in der Sie in Terminen sind, oder nicht verfügbar und verfolgen Sie das konsequent. Wenn Sie zwei Stunden an einer Aufgabe arbeiten müssen, dann blocken Sie sich diese Zeit in Ihrem Kalender. Blocken Sie sich auch Zeit, um nachzudenken, sich weiterzubilden und zu informieren. Um effizient zu arbeiten, besteht bei vielen Kalendern die Möglichkeit, einen Buchungslink für Externe zu versenden. Dies vereinfacht die Terminfindung häufig massiv.
Mit Struktur effizient arbeiten.
Versenden Sie vor Sitzungen IMMER eine Agenda mit erwarteter Zielsetzung und möglicher Vorbereitung an alle Beteiligte. Wenn Sie mit potenziellen Neukunden arbeiten, ist das umso wichtiger. Es wirkt wahnsinnig professionell und kompetent, wenn Sie so strukturiert vorgehen. Um möglichst effizient zu arbeiten, blockieren Sie sich in Ihrem Kalender im Anschluss an den Termin noch einen 15-minütigen Slot, den Sie für die Pflege Ihres CRM Systems nutzen und die besprochenen nächsten Schritte in die Wege leiten. Nutzen Sie Ihren Kalender immer dazu, auch einen Folgetermin zu vereinbaren und die Fristen für vereinbarte Aufgaben zu fixieren. Mit diesem Vorgehen vergessen Sie nichts mehr, Ihr Gehirn kann effizient arbeiten und Sie verwenden Ihre Energie auf gewinnbringende Aufgaben.
Effizient arbeiten – zusammengefasst.
Um effizient zu arbeiten, fragen Sie sich bei jeder Aktion, ob diese Ihrer Zielerreichung nützlich ist. Nutzen Sie die Eisenhower-Methode, um Ihre Aufgaben zu priorisieren. Organisieren Sie ausserdem Ihr E-Mail Postfach mit automatischen Regeln und nutzen Sie Ihren Kalender. Erweiterungen in Ihrem Browser können Ihnen Ihr Arbeitsleben viel einfacher machen. Die richtige Struktur ist zudem die halbe Miete und hilft Ihnen noch dazu, kompetent und wie ein Profi aufzutreten.
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