Was ist Vertriebscontrolling?
Ob Sie es Blueprint, MIS (Management Informations System) oder Vertriebscontrolling nennen, spielt keine Rolle. Im Grunde ist immer das Gleiche gemeint. Ein System zur Kontrolle von Prozessen im operativen Geschäft, Controlling. Auch der Vertrieb ist ein Prozess und will kontrolliert und geführt werden.
Vertriebscontrolling ist für jede Ebene einer Firma wichtig. Es fängt bereits bei jedem individuellen Verkäufer an, der seine eigenen Zahlen zu jeder Zeit parat haben muss. Aber auch Führungskräfte des mittleren Kaders und die strategische Geschäftsleitung sind auf ein sauberes und vor allem verlässliches Controlling angewiesen.
Eins vorweg, nutzen Sie das Vertriebscontrolling nicht, um anderen Ihren Einsatz zu zeigen. Häufig geschieht das in Firmen, es werden Aktivitäten aufgezeigt und beleuchtet, wie gut man ist. Setzen Sie Ihre Werkzeuge so ein, dass Sie Ihre Potenziale und Ihre Erfolgsfaktoren kennen. Nur darauf kommt es an. Wo sind Sie gut, welche Faktoren lassen sich multiplizieren, in welchen Bereichen müssen Sie Massnahmen einleiten?
Der Verkaufsprozess.
Ich würde Ihnen gerne ein fertiges Vertriebscontrolling abliefern, das Sie einfach mit Ihrem Logo versehen und los gehts. So einfach ist das aber nicht. Hüten Sie sich davor eine Vorlage zu nutzen, die einem Standard entspricht, der von hunderten Amateuren eingesetzt wird. Der erste Schritt ist die klare Definition Ihres Verkaufsprozesses und dann folgt das Controlling.
Beachten Sie auch, dass Sie früh genug im Prozess beginnen. Beschränken Sie sich nicht auf die Verkaufsabteilung. Vertriebscontrolling soll Ihren gesamten Vertrieb kontrollieren. Schliessen Sie Ihr Marketing und Ihre Vertriebspartner mit ein. Sobald Sie Ihren Prozess kennen, können Sie anfangen zu messen und zu steuern. Gehen Sie dabei stets analytisch vor! Ändern Sie, wenn möglich, nur eine einzige Variable und messen Sie das Ergebnis.
Vertriebscontrolling und Ihr CRM System.
Weniger ist mehr. Mit diesem Leitsatz sollten Sie auch an das Vertriebscontrolling gehen. Bauen Sie sich keine komplizierten Tabellen in Excel und Berechnungen, die niemand mehr versteht. Es wird nicht gut, nur weil es kompliziert ist. Verkauf ist einfach. Haben Sie ausreichend Leads in der richtigen Qualität und schafft es Ihr Verkauf sie zu verwandeln?
Beides ist zwingend in Ihrem CRM System vorhanden. Vertriebscontrolling findet also nur an einer Stelle statt. In Ihrem CRM System. Wenn Sie das in Ihrem CRM System nicht können, dann haben Sie kein vernünftiges CRM System und Sie sollten schnellstens nach einem neuen suchen.
Die wichtigsten Kenngrössen.
Natürlich, zum Vertriebscontrolling gehören auch KPIs, wie Margen und die Verteilung von Produkten, etc. Darum soll es aber hier nicht gehen. Legen Sie auch hier den Grundsatz an: Weniger ist mehr. Entscheiden Sie sich für wenige aber relevante Kennzahlen und verfolgen Sie sie. Messen Sie nicht heute A und morgen B. Die wichtigsten Kennzahlen, die Sie zur Steuerung Ihres Vertriebs brauchen, sind die folgenden.
Aktivität & Qualität
Messen Sie, wie viele Aktivitäten Sie durchführen und welche. Im Grunde genommen lassen sich alle Aktivitäten messen. Sorgen Sie möglichst für eine automatische Erfassung. E-Mails können sich in CRM Systeme integrieren lassen. Telefonate können mittels einer Anbindung in Ihrem CRM System automatisiert getrackt werden. Machen Sie sich die Messungen einfach. Wenn Ihr Vertriebscontrolling mit Aufwand für Mitarbeiter verbunden ist, schaffen Sie sich Probleme und verfälschen Ihre Ergebnisse.
Viel hilft viel. Das ist nicht die Devise, die Sie in Ihrem Vertrieb anwenden sollten. Sorgen Sie mit Ihrem Vertriebscontrolling dafür, dass Aktivität und Menge auch in der benötigten Qualität entstehen. Abhängig von der Phase im Prozess müssen Sie unterschiedliche Merkmale für die Qualität messen. Zum Beispiel können Sie bei einem online erzeugten Lead neben der E-Mail-Adresse auch gezielt Informationen zur Firma und Person erfragen. Führen Sie KPIs ein, die Aufschluss über die Dichte an Informationen geben. Wenn Sie die Aktivität Ihrer Verkäufer messen, dann nutzen Sie Informationen dazu, um zu prüfen, ob die Ressourcen auch auf Kontakte verwendet werden, die sich lohnen.
Conversionrates & Verkaufszyklen
Sehen Sie den Verkauf wie einen normalen Produktionsprozess. Sie werfen einen Kontakt in den Prozess und er wird zu einem Abschluss weiter verarbeitet. Dabei läuft der Kontakt durch viele verschiedene Phasen, hat Liegezeiten und es gibt Ausschuss. Mit Ihrem Vertriebscontrolling bilden Sie genau das ab.
Messen Sie, wie viele Ihrer Leads zu ernsten Verkaufschancen werden und welche Chancen Sie in Abschlüsse verwandeln. Zudem ist es wichtig, wie viel Zeit für diese Phasen benötigt wird. Möglicherweise müssen Sie nicht nur die Zeit bis zu einem Abschluss auswerten, sondern auch die notwendige Anzahl an Aktivitäten. Neben möglichen Automatisierungen finden Sie ausserdem heraus, wie lange es braucht, bis Massnahmen sichtbar werden. Wenn Sie einen Verkaufszyklus im Mittel von 60 Tagen haben, macht die Auswertung von Massnahmen zur Verkaufsförderung nach einem Monat wenig Sinn. Ihr Vertriebscontrolling ist für Sie so wichtig, wie die Instrumente für einen Piloten.
Vertriebscontrolling als Beschäftigungstherapie.
You get what you ask for! Wenn Sie meinem Blog folgen, dann haben Sie diese Aussage von einem meiner Mentoren bereits gelesen. Passen Sie auf, dass Ihr Vertriebscontrolling Sie nicht in eine Falle führt. Die Beschäftigungsfalle. Oben habe ich Ihnen zwar gesagt, Sie sollen es so einfach wie möglich halten, wenn Sie aber zu einfach denken, dann gibts einen Schuss in den Ofen. Wenn sie anfangen Ihre Verkäufer an der Anzahl Telefonate zu messen, dann werden Sie die Anrufe bekommen. Ob sie zum Ziel führen und Ihnen das Ergebnis bringen, das Sie erwarten, wage ich zu bezweifeln.
Identifizieren Sie mit dem Vertriebscontrolling Erfolgsfaktoren. Was führt bei Ihren Superstars zum Erfolg? Welche Faktoren haben für die Abschlüsse der letzten 12 Monate gesorgt und welche Gemeinsamkeiten weisen die Projekte auf? Welche Systematik tritt bei Ihrem Ausschuss auf und können Sie etwas dagegen tun? Ja, Quantität ist manchmal die Antwort auf die Frage, wie sich der Umsatz steigern lässt. Aber, die Betonung liegt auf: Manchmal.
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