Verkaufsplanung & Forecast – Für Sie in Kürze.
Sie erfahren in diesem Artikel, was Verkaufsplanung eigentlich ist und wieso sie so wichtig für Unternehmen ist. Was unterscheidet den Forecast von der Pipeline und wie behalten Sie Ihren Forecast im Griff? Ich empfehle Ihnen einige Kriterien für einen guten Forecast. Was bedeuten Industriestandards für Ihre Pipeline und Ihren Forecast? Es nicht zu übertreiben ist wichtig, warum Sie nicht zu viel Zeit auf Planung verwenden sollten, erfahren Sie zum Schluss. Viel Spass beim Lesen!
Was ist Verkaufsplanung?
Pi mal Daumen. Das ist natürlich keine verlässliche Form, den erwarteten Umsatz zu schätzen. Wer im deutschen Raum Verkaufsplanung anspricht, meint üblicherweise die Vorhersage, kennt man ausserdem als Forecast (aus dem englischen).
Es gibt ganz viele verschiedene Gründe, warum eine präzise Verkaufsplanung wichtig ist. Neben mangelndem Umsatz können Firmen auch massive Probleme bekommen, wenn das Geschäft zu gut läuft. Was erst einmal positiv zu sein scheint, kann besonders dann, wenn man nicht mit den Aufträgen geplant hat, zur Herausforderung werden. Im produzierenden Gewerbe plant man Kapazitäten und Ressourcen aufgrund dem Forecast. Die Verteilung von Budgets und das Einleiten von Massnahmen, ganz egal welcher Sorte, sind massgebend durch die Verkaufsplanung beeinflusst. Der Forecast stellt also einen wichtigen und nicht zu vernachlässigenden Parameter dar. Er muss vor allem eins, nämlich genau sein. Ein genauer Forecast liefert den angekündigten Umsatz zur geplanten Zeit.
Unterschied zwischen Pipeline und Forecast.
Alles, was in Ihre Zielgruppendefinition passt und einen leisen Hauch von Interesse gezeigt hat, ist Teil Ihrer Pipeline. So einfach ist das. Jedes Projekt und jeder Interessent, der früher oder später in Umsatz resultieren könnte, kann dort rein. Füllen Sie die Pipeline so gut wie möglich, aber kopieren Sie nicht einfach das Telefonbuch oder Branchenverzeichnis. Nichts zu suchen haben in Ihrer Pipeline Kontakte, mit denen noch niemand sprach.
In den Forecast, die Verkaufsplanung, kommen nur Projekte, die den Namen verdient haben. Sie haben mit allen Stakeholdern gesprochen, Sie kennen die Details des weiteren Kaufprozesses. Dass ein Bedarf besteht, den Sie am besten mit Ihrem Produkt lösen, sollte selbstverständlich sein. In Ihren Forecast nehmen Sie Projekte auf, für die Sie ihre Hand ins Feuer legen würden. Wenn Sie das anders machen, können Sie nichts planen!
In Ihrer Pipeline können Sie experimentieren. Bauen Sie verschiedene Phasen ein und über Zeit lernen Sie, wie viel Pipeline Sie erzeugen müssen, um Umsatz X zu erreichen. Damit ergänzen Sie Ihre Verkaufsplanung mit einer Abschätzung, die relativ nah an der Realität liegt. Wichtig ist, dass Sie beständig sind. Wenn Sie laufend Prozesse und Vorgehensweisen ändern, ist die Qualität Ihrer Daten nicht mehr ausreichend.
Klare Definition von Kriterien.
Die Überschrift spricht für sich, aber ich muss Sie enttäuschen. Sie können so viele Kriterien definieren, wie Sie möchten und Sie müssen das auch tun. Aber, wir leben nicht in einer perfekten Welt. Wir sind Menschen und so verschieden wir in unserem biologischen Setup sind, so viele unterschiedliche Ansichten werden Sie im Zusammenhang mit definierten Kriterien erleben. Kurz gesagt, jeder interpretiert anders. Für Ihre Verkaufsplanung bedeutet dass etwas mehr Unsicherheit.
Legen Sie unmissverständliche Kriterien fest, aber achten Sie darauf, dass Sie sich nicht einschränken. Wenn Sie zum Beispiel definieren, dass ein Verkäufer mit der Person gesprochen haben muss, die einen Vertrag unterschreibt, schränken Sie sich möglicherweise ein. Ich empfehle für eine präzise Verkaufsplanung folgende Punkte:
- Sie können in einem Projekt klar und deutlich formulieren, welche Herausforderung der Käufer hat und wie Ihre Lösung, das ändert.
- Sie wissen, welche Punkte für Ihren Kunden den Unterschied zwischen Ihnen und dem Mitbewerb machen.
- Der Anschaffungsprozess Ihres Kunden ist Ihnen bis in Detail bekannt.
- Sie sprachen mit allen Beteiligten, mit denen Sie sprechen konnten. Für alle, die Sie nicht sprechen konnten, haben Sie eine verständliche Begründung.
- Der Konsens aller Beteiligter ist, dass Ihr Angebot unterschrieben wird und Sie wissen, wann das geschieht und wer unterschreiben muss.
Behalten Sie Ihren Forecast im Griff.
Jeder Verkäufer, muss über eine Sache ständig Bescheid Wissen. Über die Projekte in seinem Forecast. Hier existiert kein Spielraum. Für die Verkaufsplanung ist es entscheidend, dass der Forecast sich so entwickelt wie geplant. Hier darf nichts dem Zufall überlassen werden.
Als Leiter eines Teams sind Sie für die gesamte Verkaufsplanung verantwortlich. Stellen Sie Fragen, gehen Sie ins Detail und fordern Sie Ihre Mitarbeiter heraus. Es geht nicht um Kontrolle, es geht darum, alle Eventualitäten zu entdecken, die Ihren Forecast negativ beeinflussen könnten.
Sorgen Sie für Verständnis.
Viele Mitarbeiter fühlen sich kontrolliert durch die Verkaufsplanung und Fragen, die im Zusammenhang mit dem eigenen Forecast gestellt werden. Häufig entsteht Angst und der Druck, den Forecast künstlich grösser erscheinen zu lassen. Das ist fatal! Sorgen Sie für ein Verständnis, dass alle Ihrer Mitarbeiter teilen. Jedem muss klar sein, wofür Pipeline und Forecast stehen und wieso der Forecast so wichtig ist. Klären Sie auch auf, dass falsche Zahlen zu fehlerhaften Rückschlüssen führen und man keine Probleme identifizieren kann, wenn man sich selbst hinters Licht führt. Gehen Sie bei der Analyse von Problemen immer systematisch vor.
Industriestandards zur Verkaufsplanung.
Für junge Unternehmen und Start-Ups sind Standards in der Industrie die einzige Möglichkeit der Orientierung. Jim Collins hat in seinem Buch (Der Weg zu den Besten) verschiedene etablierte Unternehmen aus der gleichen Branche verglichen. Dabei zeichnete sich jeweils eins dadurch aus, besonders gute Ergebnisse erzielt zu haben, während die anderen durchschnittlich blieben. Wenn Sie sich an Standards messen, werden Sie Standard bekommen. Zugegeben, diese Aussage ist etwas reisserisch, aber verschwenden Sie nicht zu viel Energie auf Industriestandards. Setzen Sie Ihre eigenen Massstäbe, immerhin wissen Sie es am besten. Es ist schlicht und ergreifend falsch, dass Sie immer den fünffachen Wert Ihres Forecasts in der Pipeline haben müssen. Es ist richtig, dass Sie Ihre Pipeline stets befüllen und an ihr arbeiten müssen, aber nur Sie wissen, wie viel Sie in Ihre Pipeline werfen müssen, um Ergebnisse zu erzielen.
Verkaufsplanung als Teil des variablen Lohns.
Knüpfen Sie die Abweichung vom Forecast doch an die Provision des Verkäufers. Wenn Sie solche Massnahmen planen, dann überlegen Sie gut! Sobald Sie etwas an die Bezahlung knüpfen, dann wird es ernst genommen. So ernst, dass es Ihnen geschehen kann, dass Mitarbeiter möglicherweise Projekte zurückhalten oder schieben, um ihren Forecast nicht zu gefährden. Oder, Ihre Verkäufer beginnen sich stundenlang mit dem Forecast zu beschäftigen. Ich bin überzeugt, dass sich mit genug Aufklärung auch ohne solche Massnahmen eine präzise Verkaufsplanung herstellen lässt. Entscheiden Sie selbst.
Wie viel ist zu viel?
Übertreiben Sie es nicht. Wenn Sie anfangen, nur noch Reports, Blueprints und Forecasts zu erstellen, dann werden Sie früher oder später erkennen, dass Sie lieber etwas mehr Zeit in die Produktion von Ergebnissen gesteckt hätten. Sie müssen damit leben, dass Sie niemals einen 100% genauen Forecast erhalten werden. Es geht immer um die Balance zwischen Aufwand und Ertrag. Also übertreiben Sie es nicht und verkaufen Sie!
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